Olika sätt att skicka fakturor

Distributionssätt – hur du skickar fakturor

I Trinax finns det tre olika distributionssätt du kan använda för att skicka dina fakturor. Du kan välja distributionssätt per faktura, eller ställa in ett förval på kunden – smidigt när du vill effektivisera faktureringen.

Här går vi igenom varje alternativ, hur de fungerar och vad du behöver tänka på.

Utskrift

Används ofta och du skicka fakturan som brev eller om du behöver spara ner fakturan i PDF-format för att t.ex. föra över den till ett bokföringsprogram.

• Välj distributionssättet Utskrift

• Fakturan kan sparas som PDF eller skrivas ut

E-post

Ett flexibelt sätt att skicka fakturan digitalt till kunden – snabbt och enkelt.

• Välj distributionssättet E-post

• Lägg till en eller flera mottagare

• Du kan lägga till dig själv som hemlig kopia (bcc)

• Fakturan skickas som PDF-bilaga

E-faktura

E-faktura är ett digitalt sätt att skicka fakturor direkt till kundens ekonomisystem – snabbt, säkert och utan e-post eller papper.

• Kunden behöver vara kopplad till e-faktura i Trinax för att du ska kunna välja detta distributionssätt. Läs mer om hur du kopplar en kund här.

• Välj distributionssättet E-faktura

• Du kan ange en elektronisk referens

OBS!

• Du kan inte skicka e-fakturor från flera olika fakturasystem och samtidigt behålla en fungerande nummerföljd och koppling.

• Den operatör du är kopplad till (t.ex. via PEPPOL eller en fakturaväxel) känner bara igen ett system som avsändare.

Inställningar för bilagor och meddelanden

• Du kan välja hur bilagor ska skickas med fakturan – som en gemensam PDF, som separata PDF:er, eller att inte skicka med bilagor alls.

• Denna inställning görs direkt på kundkortet och gäller för både E-post och E-faktura.

• För fakturor som skickas via E-post finns dessutom ett förinställt meddelande som du kan justera under Inställningar -> Fakturering -> Fliken E-post och fakturatext – perfekt för att anpassa ton och information till dina kunder.