Inställningar | Fakturering
Så här hittar du hit
Grundläggande inställningar
Här sätter du standardvärden som används varje gång du skapar en ny faktura.
-
Nästa fakturanummer
Ange vilket nummer systemet ska använda nästa gång en faktura skapas.
Du kan inte gå bakåt i nummerserien när en faktura väl har skapats. -
Förvald fakturadistribution på nya kunder
Välj om fakturan som standard ska skickas via exempelvis E-post, E-faktura eller annat. -
Förvalt betalningsvillkor på nya kunder
Förinställ vilket betalningsvillkor som ska föreslås för nya kunder, t.ex. 30 dagar. -
Krav på projekt på kundfakturor
Ställ in om det ska vara obligatoriskt att koppla en faktura till ett projekt.
Välj Ja för att minska risken att fakturor blir osorterade. -
Öresutjämning på kundfakturor
Välj om öresutjämning ska användas (systemet justerar då mindre belopp automatiskt). Bör anpassas till bokföringssystemet om ni har en koppling till detta. -
Dröjsmålsränta (%)
Ange vilken dröjsmålsränta som ska visas på fakturor som skickas till kund.
PDF-inställningar
Bestäm vad som ska visas på fakturautskriften till kund.
-
Visa projektnamn och nummer
Välj Ja om du vill att detta alltid ska stå med på fakturan. -
Visa artikelnummer på rader
Välj Ja om du vill att artikelnummer ska synas på varje fakturarad.
E-postmeddelande till kund
Den här texten används som standard varje gång en faktura mejlas till kund från systemet.
-
Skriv in ditt meddelande direkt i redigeringsrutan
-
Använd variabler (se lista under rutan) för att automatiskt hämta in uppgifter som fakturanummer, kundnamn, förfallodatum, med mera
Exempel på variabler du kan använda:
-
$nummer – Fakturanummer
-
$pris – Totalpris
-
$förfallodatum – Förfallodatum
-
$kund[namn] – Kundens namn
-
$vårref[förnamn] – Vår referens: Förnamn
-
$vårref[epost] – Vår referens: E-post
Du kan kombinera dessa för att skapa personliga men automatiserade meddelanden – proffsigt och smidigt.
Fakturatext
Det här fältet styr vilken text som automatiskt visas inne på fakturan under textdelen.
-
Fyll i en standardtext, exempelvis ”Tack för ert förtroende – vi ser fram emot fortsatt samarbete.”
-
Texten läggs till automatiskt på alla nya kundfakturor
-
Den kan självklart justeras manuellt på enskilda fakturor vid behov
Momsklasser
Under Momsklasser anger du vilka momssatser som ska användas i systemet och vilket konto som varje sats ska kopplas till.
För varje rad fyller du i:
-
Momssats – exempelvis 25, 12 eller 6 procent
-
Namn – beskrivning som gör det tydligt (t.ex. Momssats 25% försäljning Sverige)
-
Konto – välj det utgående moms-konto som gäller, t.ex.:
-
2611 – Utgående moms 25 %
-
2621 – Utgående moms 12 %
-
2631 – Utgående moms 6 %
-
Vill du lägga till ytterligare en momsklass? Klicka på + Nytt konto.
Du kan även ta bort en rad genom att klicka på den röda papperskorgen till höger.
Inbetalningskonton
Detta används endast om du inte har en koppling till bokföringssystem. Här anger du vilka bokföringskonton som ska användas när kundinbetalningar registreras.
För varje rad fyller du i:
-
Namn – t.ex. Plusgiro, Bankgiro, Swish eller liknande
-
Konto – koppla till ett tillgångskonto, till exempel:
-
1930 – Företagskonto
-
1910 – Kassa
-
1940 – Bankgiro
-
Klicka på + Nytt konto för att lägga till fler inbetalningssätt.
Import – koppla artikelnummer till automatiska underlag
OBS! Extra viktigt vid koppling till vissa bokföringssytem, t.ex. Visma eEkonomi, som har detta som krav.
Här styr du vilka artikelnummer som ska användas när poster importeras från olika delar av systemet till fakturan, t.ex. från tidrapportering, utlägg eller leverantörsfakturor. Det gör att fakturorna fylls i korrekt och att allt bokförs på rätt sätt – helt utan manuell hantering.
När du har lagt in artikelnummer här används de automatiskt vid importen, vilket sparar både tid och minimerar risken för fel.
Tidrapportering
Här fyller du i vilket artikelnummer som ska användas för:
-
Arbetskostnad
-
Materialkostnad
Det gör att varje arbetad timme eller registrerat material kopplas till rätt artikel direkt på fakturan.
Utlägg
Ange vilket artikelnummer som ska användas för utlägg, till exempel inköp, resor eller parkering som registreras och ska faktureras vidare.
Betalningsplaner
Om du jobbar med delbetalningar i projekt, kan du koppla ett artikelnummer för att hantera dessa automatiskt på fakturan.
Offert
Här anger du vilket artikelnummer som ska användas när något faktureras direkt från en godkänd offert.
Leverantörsfakturor
Ange artikelnummer för vidarefakturering av leverantörsfakturor. På så vis kan ni enkelt fakturera vidare kostnader som köpts in för kundens räkning, med korrekt artikeltext och koppling i fakturaunderlaget.